Compliance e valore legale garantiti in ogni riunione. Verbalizza è una certezza di correttezza formale e sostanziale
Compliance prima di tutto
Ogni convocazione, delega, presenza, votazione, dichiarazione e attività svolta durante l’assemblea è registrata nei log della piattaforma. Questo garantisce prova documentale completa, con accertamento dell’identità dei partecipanti e del capitale rappresentato da ciascuno.
Verbali con pieno valore legale
Il verbale è generato in tempo reale e conforme all’art. 2375 del Codice Civile:
- modalità e risultati delle votazioni,
- identificazione dei soci favorevoli, astenuti e dissenzienti,
- dichiarazioni pertinenti dei soci sull’ordine del giorno.
Ogni elemento è raccolto e reso disponibile immediatamente, senza rischi di omissioni.
Sicurezza e protezione dei dati
Tutte le registrazioni e i log della piattaforma sono archiviati su server europei certificati Amazon AWS, garantendo la massima sicurezza, la conformità al GDPR e la disponibilità costante da qualsiasi luogo
Rispetto degli assetti organizzativi e amministrativi
Verbalizza assicura che ogni riunione sia gestita in modo conforme agli obblighi societari: dal rispetto delle procedure formali fino alla corretta verbalizzazione delle delibere. In questo modo supporta società e professionisti nel ridurre rischi di contestazioni e rafforzare la governance aziendale.
FAQ
In cosa differisce Verbalizza da una semplice videocall con Zoom, Meet o altre piattaforme di live streaming e registrazione?
Strumenti come Zoom/Meet/Teams abilitano la videoconferenza e la registrazione dell’incontro, ma non sono progettati per gestire un’assemblea societaria in modo conforme e tracciabile.
Verbalizza è una piattaforma dedicata alla gestione formale e legale di assemblee SRL e SPA e offre funzionalità che vanno oltre la videoriunione:
- convocazioni tracciate (anche via PEC) e gestione degli inviti
- raccolta presenze e deleghe con log delle attività
- quorum costitutivo: calcolo automatico di presenti e deleghe valide in base a tipologia e diritti di voto
- quorum deliberativo: conteggio di favorevoli/contrari/astenuti e verifica delle soglie previste dallo statuto
- verbale generato automaticamente, pronto per la firma e l’archiviazione
- audit trail completo: ogni passaggio è documentato e conservato
In sintesi: con Verbalizza hai uno strumento pensato per validità giuridica, trasparenza operativa e aderenza alle regole societarie. Una semplice registrazione video non è sufficiente — e spesso non ha valore legale in caso di contestazioni.
La convocazione ha valore legale?
Sì, se effettuata nel rispetto dello statuto e della legge. Con Verbalizza puoi inviare le convocazioni anche via PEC, con tracciamento di invio/consegna e prova dell’avvenuta comunicazione.
Se lo statuto non prevede modalità specifiche, si applica l’art. 2479-bis, c.1, c.c.: la convocazione dei soci deve essere fatta con lettera raccomandata inviata almeno 8 giorni prima all’indirizzo risultante dal Registro delle Imprese. La giurisprudenza (Tribunale di Roma, sent. n. 16929/2015) ha ritenuto la PEC equivalente alla raccomandata cartacea; pertanto, la convocazione via PEC soddisfa il requisito, salvo diverse previsioni statutarie.
Suggerimento operativo
- conserva in piattaforma log e ricevute come prova in caso di contestazioni.
- verifica cosa prevede lo statuto (modalità e termini di convocazione);
- mantieni aggiornato l’indirizzario PEC dei soci;
Dove vengono conservati i dati di Verbalizza?
Tutti i dati gestiti da Verbalizza vengono salvati in server cloud sicuri, localizzati in Italia, in conformità con il Regolamento GDPR.
In particolare:
- I log di sistema, le presenze, le deleghe, i voti, i verbali e gli audio sono archiviati in modo tracciabile e consultabile in qualsiasi momento.
- Ogni attività svolta durante l’assemblea è registrata automaticamente, così da garantire trasparenza, legalità e verificabilità.
- I documenti generati (come i verbali) possono essere scaricati o mantenuti in piattaforma.
È sicuro usare Verbalizza?
Per garantire la massima sicurezza i sistemi di Verbalizza utilizzano l’infrastruttura e i servizi di AWS (Amazon Web Service), l’ambiente di cloud computing più flessibile e sicuro disponibile oggi. I servizi di AWS utilizzati da Verbalizza sono coperti dalle certificazioni di conformità ai sensi degli standard ISO/IEC 27001:2013, 27017:2015, 27018:2019, e ISO/IEC 9001:2015 e CSA STAR CCM v3.0.1. Le certificazioni vengono approvate tramite entità di controllo di terze parti indipendenti. La conformità con questi standard internazionali costituiscono una prova dell’impegno di AWS per la sicurezza informatica e della conformità del programma di sicurezza di AWS con le best practice più importanti del settore. Verbalizza si avvale per i servizi video di Twilio. Nell’ambito del proprio sistema di gestione della sicurezza delle informazioni (ISMS), Twilio è certificato ISO / IEC 27001. Inoltre, dispone di attestazioni per ISO/IEC 27017 e ISO/IEC 27018, codici di condotta riconosciuti a livello internazionale che forniscono indicazioni sui controlli per affrontare minacce e rischi per la sicurezza delle informazioni specifiche del cloud, nonché per la protezione delle informazioni di identificazione personale (PII).
Cosa significa che la riunione avviene con strumenti digitali certificati?
Significa che con Verbalizza la riunione avviene utilizzando strumenti digitali certificati, ossia attraverso l’utilizzo di strumenti che:
- Garantiscono la tracciabilità delle azioni (es. chi ha votato, quando, con quale esito). Con Verbalizza ogni voto, delega, presenza o dichiarazione è registrato con data e ora
- Rendono ogni passaggio verificabile e opponibile, grazie ai log, ai registri di sistema e all’archiviazione automatica. Tutto è archiviato in modo sicuro e recuperabile in caso di verifica o contenzioso
- Rispettano la normativa vigente (GDPR, Codice Civile, norme sulle assemblee digitali). I Verbali hanno pieno valore legale.
- Sostituiscono in modo valido le pratiche cartacee (es. firme, verbalizzazioni, conteggio quorum)
Chi ha accesso ai dati e ai verbali?
Solo gli utenti autorizzati dalla società. Ogni ruolo ha permessi specifici. Tutti i dati sono conservati in cloud su server sicuri in Italia, nel rispetto del GDPR.
Posso revocare l’accesso a un collaboratore?
Sì, in qualsiasi momento. L’amministratore può abilitare o disabilitare i gestori e aggiornare i ruoli assegnati con un clic.
L’assemblea con Verbalizza è regolarmente costituita?
Sì. Con Verbalizza l’assemblea rispetta tutti i requisiti previsti dal Codice Civile: convocazioni, presenze, deleghe, quorum e votazioni vengono gestiti e tracciati in modo conforme. Il verbale generato ha pieno valore legale e documenta ogni passaggio necessario alla regolare costituzione.
Verbalizza è conforme alla normativa sulle assemblee online?
Sì. Verbalizza è progettato per rispettare pienamente la normativa vigente sulle assemblee digitali e ibride. Ogni fase — convocazioni, presenze, deleghe, votazioni e verbali — è tracciata e documentata secondo i requisiti di legge, garantendo la validità formale delle decisioni assunte.
A differenza dei comuni sistemi di videocall (es. Zoom, Meet, Teams), Verbalizza è pensato specificamente per le assemblee societarie e ne certifica ogni passaggio, assicurando valore legale a tutta la procedura.
Una riunione svolta digitalmente ha valore legale?
Sì. Le assemblee svolte in forma digitale hanno pieno valore legale, a condizione che siano rispettati i requisiti previsti dal Codice Civile. Con Verbalizza ogni fase – convocazioni, presenze, deleghe, votazioni e verbali – è gestita e tracciata in modo conforme, così la riunione online è valida quanto una in presenza.